ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ЮУрГУ
I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Инструкция по делопроизводству устанавливает единую систему документирования и организацию работы с документами в Южно-Уральском государственном университете.
1.2. Положения инструкции распространяются как на традиционное делопроизводство, так и на организацию работы с документами, создаваемыми при помощи средств вычислительной техники.
Компьютерные (автоматизированные) технологии обработки документной информации должны отвечать требованиям инструкции по делопроизводству.
1.3. Правила и порядок работы с документами, установленные инструкцией обязательны для всех работников университета. Все работники университета ответственны за выполнение требований инструкции, сохранность служебных документов и неразглашение содержащейся в них информации.
1.4. Организация, ведение и совершенствование системы делопроизводства на основе единой политики, применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в подразделениях университета осуществляется службой делопроизводства университета.
1.5. Ответственность за организацию делопроизводства в структурных подразделениях и соблюдение установленных правил и порядка работы с документами несут руководители этих подразделений.
Руководитель структурного подразделения определяет ответственного за ведение делопроизводства в подразделении и согласовывает его кандидатуру с начальником службы делопроизводства университета.
1.5.1. Основной задачей ответственного за ведение делопроизводства в подразделении является обеспечение качественного оформления, своевременной регистрации, а также осуществление контроля за исполнением и хранение документов.
1.5.2. Для выполнения указанной задачи ответственный за ведение делопроизводства в подразделении обязан:
- принимать документы для структурного подразделения;
- регистрировать входящие документы в журнале регистрации документов,
- передавать их на рассмотрение руководителю подразделения и направлять на исполнение в соответствии с резолюцией;
- осуществлять рассылку документов для исполнителей;
- осуществлять контроль за прохождением и сроками исполнения документов,
- докладывать о их невыполнении руководителю структурного подразделения, проставлять необходимые отметки в журнале регистрации документов;
- проверять правильность составления и оформления документов;
- разрабатывать номенклатуру дел структурного подразделения;
- формировать дела в соответствии с установленной номенклатурой дел вуза;
- участвовать в проведении экспертизы ценности документов и отборе документов постоянного и временного хранения для передачи в архив;
- подготавливать документы к последующему хранению и использованию;
- передавать дела постоянного и временного сроков хранения в архив;
- разрабатывать и внедрять технологические процессы работы с документами и документной информацией на основе использования организационной и вычислительной техники.
1.6. При перемещении сотрудника по должности или увольнении все имеющиеся у него документы передаются по указанию руководителя структурного подразделения другому работнику (по акту передачи) с уведомлением начальника службы делопроизводства о передаче дел.
