ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ЮУрГУ
IV.ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА И ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
4.1. Порядок прохождения и исполнения поступающих документов
4.1.1. Вся корреспонденция, поступающая в Южно-Уральский государственный университет, принимается сотрудниками службы делопроизводства ежедневно с 8-30 до 15 часов, кроме субботы и воскресенья.
При приеме корреспонденции все конверты вскрываются, проверяется правильность доставки и целостность упаковки документов.
В службе делопроизводства не вскрывается корреспонденция, имеющая гриф «лично», документы на машинных носителях, а также адресованная общественным организациям (профсоюзным, студенческим и др.).
Ошибочно доставленная корреспонденция отправляется адресату обратно.
4.1.2. Документы сортируются на регистрируемые и нерегистрируемые. На всех регистрируемых документах проставляется штамп.
Не подлежат регистрации следующие документы:
- копии писем, присланные для сведения;
- рекламные извещения, плакаты, программы совещаний и т.п.;
- периодические печатные издания (книги, журналы, газеты, бюллетени и т.п.);
- поздравительные письма и пригласительные билеты, телеграммы.
4.1.3. Регистрационный штамп ставится в правом нижнем углу документа и состоит из номера документа и даты поступления.
4.1.4. Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема и регистрируются по тем же правилам, что и письма, а затем передаются на рассмотрение ректору (проректору) и исполнение.
4.1.5. Электронные сообщения, поступившие по электронной почте или по факсу, исполняются аналогично документам на бумажных носителях.
4.1.6. Документы, адресованные ректору (проректору) университета, а также без указания конкретного лица или структурного подразделения предварительно рассматриваются в службе делопроизводства, а затем направляются руководству или в подразделение.
4.1.7. Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам.
4.1.8. Рассмотренные ректором (проректором) документы возвращаются в службу делопроизводства, где в компьютерную информационно-поисковую систему заносится содержание резолюции, а документ передается на исполнение.
4.1.9. При назначении в резолюции ректора (проректора) нескольких исполнителей подлинник документа получает ответственный исполнитель, остальным исполнителям передаются копии. По требованию ответственного исполнителя соисполнители обязаны представлять все необходимые материалы в установленный им срок для обобщения и подготовки ответа.
4.1.10. Передача подлинника документа на исполнение из одного подразделения в другое производится с разрешения лица, давшего поручение и только с пометкой об исполнителе в автоматизированной системе делопроизводства.
Для передачи документов в структурные подразделения университета в службе делопроизводства применяются сортировальные ячейки.
Документы из ячеек забирают уполномоченные сотрудники структурных подразделений университета ежедневно (кроме субботы, воскресенья).
4.1.11. Получив документы на исполнение, сотрудник вуза должен немедленно ознакомиться с их содержанием, выделив документы, требующие срочного исполнения.
4.1.12. После решения поставленных в документе вопросов исполнитель внизу первой страницы документа должен сделать отметку об исполнении документа и направить его в дело.
4.2. Порядок прохождения исходящих документов
4.2.1. Документы, отправляемые университетом, передаются почтовой и электрической связью.
Обработка исходящих документов для отправки почтовой связью осуществляется службой делопроизводства университета в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи.
Документы, подлежащие отправке, передаются в службу делопроизводства полностью оформленными, зарегистрированными с указанием на конверте почтового адреса.
4.2.2. Документы на отправку принимаются в течение рабочего дня, но не позднее 11 часов.
Документы, отправляемые одновременно в один адрес, вкладываются в один конверт.
4.2.3. С помощью средств электрической связи осуществляется передача информации в виде телеграмм, телетайпограмм, факсограмм, телефонограмм, электронных сообщений.
4.2.4. Телеграммы, подписанные ректором (проректором), принимаются сотрудниками службы делопроизводства датированными, с отметкой о категории и виде отправления.
4.2.5. При передаче текстов служебных документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:
- объем передаваемого документа не должен превышать 2 листов;
- документ по каналу факсимильной связи передается с разрешения руководителя;
- запрещается передавать текст документов с пометкой «Для служебного пользования».
- факсограммы на иностранных языках отправляются при наличие перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму.
4.3. Порядок прохождения внутренних документов
4.3.1. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения – поступающих документов.
4.3.2. Распорядительные документы после подписи ректора вместе с подготовленными копиями передаются в службу делопроизводства на регистрацию
4.3.3. Копии распорядительных документов доводятся до исполнителей, в ведении которых находятся рассматриваемые вопросы, в виде заверенных бумажных или электронных копий документов.
4.3.4. Информация о распорядительных документах заносится в автоматизированную информационную систему университета «Приказы и распоряжения».
4.4. Автоматизированная система «Приказы и распоряжения»
4.4.1. Автоматизированная информационная система «Приказы и распоряжения» позволяет хранить информацию о распорядительных документах и представлять эту информацию в виде текстового документа: приказа, распоряжения и приложения к ним.
Начальная страница системы – это оглавление распорядительных документов. Каждый пункт оглавления имеет ссылку на соответствующий документ.
4.4.2. Ввод документации в автоматизированную информационную систему «Приказы и распоряжения» осуществляется службой делопроизводства университета на основании указания ректора (проректора) путем сканирования оригиналов бумажных документов и заполнения предопределенных автоматических полей системы.
4.4.3. Автоматизированная информационная система «Приказы и распоряжения» обеспечивает поиск информации о распорядительных документах, не отнесенных к государственной тайне или служебной информации ограниченного распространения, структурным подразделениям университета, подключенным к университетской сети.
4.4.4. В автоматизированной информационной системе поиск распорядительных документов осуществляется по атрибутам (названию, виду документа, дате принятия, номеру) или по контексту (по любому слову или фразе, содержащимся в исковом документе).
4.4.5. Порядок защиты и доступа к автоматизированной информационной системе «Приказы и распоряжения» определяют: Вычислительный центр и отдел глобальных сетевых технологий Южно-Уральского государственного университета на основе требований законодательства РФ.
4.4.6. Опубликование приказов и распоряжений предусматривает опубликование текстов приказов и распоряжений ректора университета и распоряжений проректоров университета в машиночитаемом виде в информационной системе «Приказы и распоряжения».
4.4.7. Опубликование приказов и распоряжений осуществляется службой делопроизводства университета на основании подписанных и зарегистрированных оригиналов документов.
4.4.8. Тексты приказов, опубликованных в машиночитаемом виде в информационной системе «Приказы и распоряжения», являются официальными. Документ, опубликованный в другой информационной системе, должен иметь обязательную ссылку на официальные документы.
4.4.9. Опубликованию подлежат приказы и распоряжения:
- о структурных изменениях вуза;
- об утверждении и введении в действие организационных документов, касающихся всех структурных подразделений вуза;
- об организации и проведении учебного процесса;
- о выходных и нерабочих праздничных днях;
- о проведении конференций, выставок, олимпиад;
- если в тексте, в качестве исполнителей, указаны все структурные подразделения университета;
- не содержащие персональную, коммерческую и иную информацию, ограничение доступа к которой установлено федеральными законами.
4.4.10. При публикации приказа или распоряжения указываются следующие обязательные реквизиты: регистрационный номер; дата регистрации; заголовок; текст приказа, состоящий из констатирующей и распорядительной части; должность, инициалы и фамилия лица, подписавшего документ. Проекты распорядительных документов, подлежащих опубликованию в информационной системе «Приказы и распоряжения», согласовываются с начальником службы делопроизводства на предмет правильности их оформления.
4.4.11. Приказы и распоряжения рассылаются в структурные подразделения, которые являются исполнителями, в виде отдельного печатного издания или заверенной бумажной копии документа или электронным сообщением.
4.4.12. Бумажная копия приказа или распоряжения, снятого с информационной системы «Приказы и распоряжения», должна быть заверена ответственным за ведение делопроизводства структурного подразделения порядком, установленным инструкцией по делопроизводству в ЮУрГУ.
4.4.13. Ответственность за обеспечение доступа структурных подразделений университета к информационной системе «Приказы и распоряжения» возлагается на руководителей структурных подразделений и отдел глобальных сетевых технологий.
4.5. Регистрация документов
4.5.1. Регистрация документов в университете осуществляется децентрализовано:
- в службе делопроизводства регистрируется: входящая корреспонденция, адресованная ректору (проректору), входящая правительственная, заказная, ценная корреспонденция, исходящая от имени ректора (проректора) документация, приказы и распоряжения ректора.
- в деканатах факультетов регистрируется: входящая корреспонденция, адресованная декану, исходящая от имени декана, распоряжения декана факультета.
- на кафедрах регистрируются входящие документы, адресованные зав. кафедрой и исходящие от имени зав. кафедрой.
4.5.2. Входящие документы регистрируются в день поступления, а исходящие и внутренние документы в день подписания.
4.5.3. В службе делопроизводства университета регистрация документов ведется в электронных карточках автоматизированной системы регистрации документов, в структурных подразделениях – в журналах регистрации корреспонденции (приложение 31).
4.5.4. Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания.
4.5.5. Регистрационный номер документа состоит из индекса структурного подразделения университета и порядкового номера документа в пределах календарного года
Например: 120/08 – 1569, где
120/08 – индекс кафедры информационной безопасности;
1569 – порядковый номер по журналу регистрации корреспонденции.
4.5.6. Для достижения информационной совместимости регистрационных данных устанавливается следующий состав основных реквизитов регистрации:
- наименование организации;
- наименование вида документа;
- дата и регистрационный номер документа;
- дата и индекс поступления;
- заголовок к тексту (краткое содержание документа);
- резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор дата);
- срок исполнения документа;
- отметка об исполнении и направлении в дело.
4.6. Контроль исполнения документов
4.6.1. Контроль исполнения включает в себя: постановку на контроль, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, снятие с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов.
4.6.2. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения.
При постановке документа на контроль на левом поле документа делается отметка о контроле штампом красного цвета «Контроль».
4.6.3. Сроки исполнения документов определяются руководителем, исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях.
Документы подлежат исполнению в следующие сроки:
- с конкретной датой исполнения – в указанный срок;
- без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку «срочно» - исполняются в 3-дневный срок; имеющие пометку «оперативно» - в 10-дневный срок; остальные – в срок не более месяца;
- по парламентским запросам – не позднее, чем через 15 дней со дня получения;
- по запросам членов Совета Федерации, депутатов Государственной Думы(депутатскому запросу) – не позднее, чем через 30 дней со дня получения;
- по обращениям граждан и требующим дополнительного изучения и проверки - до одного месяца со дня их регистрации, по остальным обращениям – не более 15 дней;
- телеграммы, требующие срочного решения, - до двух дней, остальные, - в течение 10 дней.
Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню
Дата исполнения указывается в резолюции руководителя и фиксируется в электронной карточке автоматизированной системы регистрации документов.
4.6.4. При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель представляет на имя ректора (проректора) мотивированную просьбу о его продлении не позднее 3-х дней до истечении этого срока.
Сроки исполнения срочных и оперативных поручений не продлеваются.
О всех случаях изменения срока исполнения документов ответственный исполнитель своевременно информирует службу делопроизводства для внесения изменений в электронную карточку автоматизированной системы (новый срок, дата изменения, подпись).
4.6.5. В случае исполнения документа несколькими структурными подразделениями подлинник документа направляется ответственному исполнителю, остальные исполнители получают копии документа.
4.6.6. При уходе в отпуск, выбытии в командировку, в случае болезни, увольнении или перемещении, работник, ответственный за контроль исполнения документов, обязан передать другому работнику по согласованию с непосредственным руководителем и службой делопроизводства все контролируемые документы.
4.6.7. Проверка хода исполнения осуществляется до истечения сроков исполнения документов (предварительный контроль) в следующем порядке: задания последующих лет – не реже одного раза в год; задания последующих месяцев текущего года – не реже одного раза в месяц; задания текущего месяца – каждые десять дней и за три дня до истечения срока.
Все напоминания исполнителям и информация о них фиксируется в электронную карточку автоматизированной системы регистрации документов.
4.6.8. Документы снимаются с контроля, если решены поставленные в них вопросы или авторам дан ответ по существу. Промежуточный ответ, равно как и запрос по исполняемому документу или частичное выполнение поручения, не является основанием для признания документа исполненным.
4.6.9. Основанием для снятия с контроля являются документ-ответ, либо справка об исполнении документа за подписью руководителя структурного подразделения. На документе и в электронной карточке автоматизированной системы регистрации документов проставляется отметка об исполнении (дата и ссылка на документ-ответ).
