ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ЮУрГУ
VII. ОРГАНИЗАЦИЯ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
7.1. Номенклатура дел
Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве структурного подразделения, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Номенклатура дел составляется для обеспечения порядка формирования и учета дел в делопроизводстве структурного подразделения. Она намечает группировку исполненных документов в дела, систематизацию дел, индексацию и сроки хранения дел, является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения и основным учетным документом в делопроизводстве.
Номенклатура дел структурного подразделения оформляется по установленной форме (приложение 23).
Номенклатура дел структурного подразделения составляется лицом, ответственным за ведение делопроизводства, согласовывается с начальником службы делопроизводства и заведующим архивом, подписывается руководителем структурного подразделения и представляется в службу делопроизводства до 1 октября текущего года. Номенклатура дел структурного подразделения рассматривается на заседании Экспертной комиссии университета, согласовывается с Экспертно-проверочной методической комиссией Комитета по делам архивов администрации Челябинской области и утверждается ректором университета. Согласованная и утвержденная номенклатура дел вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
После утверждения номенклатуры дел университета структурные подразделения получают выписки соответствующих разделов для использования в работе. Основной экземпляр хранится в Службе делопроизводства.
Вновь созданное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел подразделения при методической помощи архива.
7.1.1. Основные требования к оформлению номенклатуры дел
Номенклатура дел составляется на основе изучения состава, содержания и количества документов, образующихся в процессе деятельности структурного подразделения.
Графы номенклатуры дел структурных подразделений заполняются следующим образом:
В графе 1 проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из цифрового индекса структурного подразделения, утвержденного приказом
№ _______ от __________________ и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами.
Пример: 113-02-05, где
113-02 – обозначение структурного подразделения,
05 – порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.
В графу 2 заключаются заголовки дел (томов, частей).
Порядок расположения заголовков внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, их взаимосвязью и систематизацией документов внутри дела.
В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию (приказы). Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы, протоколы, переписку и т.д.
Пример:
- Приказы вышестоящих организаций
- Устав университета
- Приказы ректора по основной деятельности
- Распоряжения ректора
- Приказы ректора по личному составу сотрудников
- Приказы ректора по личному составу студентов
- Положение о структурном подразделении
- Должностные инструкции
- Протоколы заседаний структурного подразделения
- Планы годовые, квартальные и т.д.
- Отчеты годовые, квартальные и т.д.
- Журналы
- Акты
- Переписка
- Номенклатура дел структурного подразделения
- Описи на дела, переданные в архив университета,
- Акты о выделении документов к уничтожению
Заголовок дела должен четко в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.
Не допускается употребление в заголовках дел неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка», «текущая научная и методическая работа кафедры», «работа с аспирантами» и т.д.).
Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка дела в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле.
Пример:
«Учебно-методический комплекс (лекции, график проведения занятий)»;
«документы (докладные записки, справки, сводки, переписка) о состоянии работы по рассмотрению обращений граждан»;
«документы (сводные ведомости результатов вступительных экзаменов, сводки о количестве зачисленных абитуриентов, представления факультетов на открытие коммерческих групп) о ходе приема в вуз».
В заголовках дел, содержащих переписку, указывается с кем и по какому вопросу (ам) она ведется.
В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.
Пример: «Переписка с Министерством образования РФ за 2000 год»
Пример: «Переписка об организации курсов и групп по подготовке лиц, поступающих в вуз»; «переписка о приеме и зачислении в вуз»; «переписка с Минобразованием России о приеме в вуз, организации учебной работы и другим вопросам», «переписка по вопросам работы кафедры».
При составлении заголовков дел используются формулировки из примерной номенклатуры дел университета, т.е. заголовок переносится полностью.
Если в структурном подразделении хранится копия документа, то в графе заголовок дела после названия документа пишется слово «копия», в графе 5 «примечание» указывается место хранения подлинника.
Пример: «Приказы ректора университета по личному составу студентов. Копии». В графе 5 пишется «Подлинник – в службе делопроизводства».
Заголовки печатных изданий в номенклатуру дел не включаются.
Графа 3 заполняется по окончании календарного года. Указывается количество дел (в томах, папках) заведенных в структурном подразделении.
В графе 4 указывается срок хранения дела, номер статей со ссылкой на перечень, который переносится из примерной номенклатуры дел структурного подразделения, при отсутствии примерной номенклатуры сроки хранения проставляются сотрудниками архива на основании типового перечня с указанием срока хранения документов. При включении в номенклатуру заголовков, срок хранения которых не предусмотрен примерной номенклатурой или перечнем, срок хранения устанавливает Экспертно-проверочная методическая комиссия Комитета по делам архивов Администрации Челябинской области по представлению архива и Экспертной комиссии университета. Документы (подлинники) со сроком хранения «постоянно» передаются в архив университета в установленном порядке.
В графе 5 «Примечание» проставляются отметки о заведении дел, переходящих делах, выделении дел к уничтожению, о лицах ответственных за оформление дел, о передаче дел в другое структурное подразделение.
7.2. Формирование и оформление дел
Формирование дел – группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
Дела в университете формируются децентрализовано, т.е. в структурных подразделениях.
Исполненные документы должны сдаваться исполнителем в структурные подразделения лицам, ответственным за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, для формирования их в дела. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет руководитель структурного подразделения в соответствии с номенклатурой дел.
Контроль за правильным формированием дел осуществляется службой делопроизводства.
При формировании дел необходимо соблюдать общие правила: помещать в дело только исполненные документы, в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; группировать в дело документы одного календарного или учебного года; раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения; в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; по объему дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляется на каждом томе с добавлением «т. 1», «т. 2» и т.д.
Документы внутри дела располагаются в хронологическом порядке, вопросно-логической последовательности или их сочетании.
Все документы отчетного или информационного характера по исполнению документов, находящихся на контроле, подшиваются в дело переписки за текущий год.
Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.
Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.
Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.
Утвержденные учебные планы, отчеты, экзаменационные ведомости, списки студентов группируются отдельно от проектов.
Документы в личных делах располагаются по мере их поступления в хронологическом порядке.
Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по отдельному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.
Дела университета подлежат оформлению при их заведении и по завершении года.
Оформление дела – подготовка дела к хранению.
Оформление дела включает в себя комплекс работ: описание дела на обложке (приложение 26); брошюровка; составление внутренней описи (приложение 27); нумерация листов и составление заверительной надписи (приложение 28). Оформление дел проводится сотрудниками, ответственными за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, при методической помощи и под контролем службы делопроизводства университета.
В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу.
7.3. Организация оперативного хранения документов
С момента заведения и до передачи в архив университета дела хранятся по месту их формирования.
Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.
Дела, находящиеся в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в вертикальном положении корешками наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.
В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.
На корешках обложек указываются индексы по номенклатуре.
Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение двух лет, а затем сдаются в архив университета.
7.4. Экспертиза ценности документов
Экспертиза ценности документов – отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения.
Экспертиза ценности документов в университете на стадии делопроизводства проводится: при составлении номенклатуры дел; в процессе формирования дел и проверке правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к передаче в архив.
Для организации и проведения методической и практической работы по определению сроков хранения документов, их отбору и подготовке к передаче на государственное хранение, в университете создается экспертная комиссия, которая является постоянно действующим совещательным органом при ректоре университета
В своей работе экспертная комиссия руководствуется: законодательством Российской Федерации и Челябинской области, приказами, указаниями, правилами, инструкциями и другими нормативно-методическими рекомендациями, издаваемыми Государственной Архивной службой России и Комитетом по делам архивов администрации Челябинской области, «Перечнем документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения», Уставом университета, инструкцией по делопроизводству, положением о постоянно действующей экспертной комиссии, утвержденным приказом ректора университета.
Персональный состав экспертной комиссии назначается приказом ректора из числа наиболее квалифицированных сотрудников ведущих структурных подразделений, включая представителей службы делопроизводства.
7.5. Уничтожение документов
Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении к их уничтожению (приложение 29) производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период.
Указанные описи и акты рассматриваются на заседании экспертной комиссии университета одновременно. Согласованные экспертной комиссией акты утверждаются ректором только после согласования с экспертно-проверочной методической комиссией Комитета по делам архивов Администрации Челябинской области; после этого университет имеет право уничтожить дела, включенные в данные акты в соответствии с установленным порядком.
Акт о выделении документов к уничтожению составляется, как правило, на дела всего университета. Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений, то название каждого структурного подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения.
7.6. Подготовка и передача документов в архив
В архив университета передаются дела завершенные делопроизводством постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел (приложении 30).
Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив после истечения двухлетнего срока их хранения и использования в структурном подразделении.
Дела временного срока (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке по акту (приложение 29).
Передача дел в архив университета осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному начальником службы делопроизводства.
В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив университета, заведующим архива проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел университета. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурных подразделений обязаны устранить.
Прием каждого дела производится заведующим архива университета в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи заведующего архивом университета и лица, передавшего дела.
Вместе с делами в архив университета передаются регистрационные картотеки на документы или программные средства и базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в опись.
Обязательными условиями архивного хранения электронных документов являются:
- наличие в архиве программно-аппаратных средств для их хранения, копирования и воспроизведения, перезаписи в новые форматы и передачи по каналам связи;
- обеспечение доступа к информации установленных категорий пользователей, а также обеспечение защиты информации от несанкционированного доступа путем применения соответствующих технических средств и правовых норм;
- обеспечение режима хранения электронных документов, исключающего утрату, уничтожение или искажение информации.
В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения университета, лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, в период ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив университета, независимо от сроков хранения.
Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.
