ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ЮУрГУ
III. ОСОБЕННОСТИ ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ
3.1. Положение о структурном подразделении
Положение о структурном подразделении – это правовой акт, устанавливающий статус, функции права, обязанности и ответственность структурного подразделения университета.
В положении устанавливаются системно связанные между собой правила, регулирующие определенный вид деятельности.
Текст положения печатается на специально разработанном бланке университета (приложение 10). Обязательными реквизитами документа являются наименование организации, наименование вида документа, дата и номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения, гриф согласования.
Заголовок к тексту положения отвечает на вопрос «о чем?».
Утверждается положение путем издания приказа об утверждении положения. Гриф утверждения на положении проставляется в виде ссылки на дату и номер приказа.
| Например: |
УТВЕРЖДЕНО |
Положение о подразделении имеет следующие разделы:
I. Общие положения.
II. Основные задачи.
III. Функции.
IV. Права
V. Ответственность
VI. Взаимоотношения.
Разделы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.
В разделе «Общие положения» указываются полное официальное наименование подразделения, дата, номер протокола заседания ученого совета университета на основании которого создано подразделение, чем руководствуется подразделение в своей деятельности, кем возглавляется и кому подчиняется, порядок назначения и освобождения от должности руководителя подразделения, наличие у подразделения печати.
Раздел «Основные задачи» - это перечень проблем, решаемых подразделением и определяющих характер и направление деятельности подразделения.
В разделе «Функции» перечисляются действия или виды работ, которые должно выполнять подразделение для осуществления поставленных перед ним задач. Функции должны полностью отражать специфику деятельности подразделения.
В разделе «Права» перечисляются действия, которые обязано осуществлять подразделение в лице его руководителя для выполнения возложенных на него функций.
Раздел «Ответственность» устанавливает виды дисциплинарной административной ответственности, которую может нести руководитель подразделения в случае невыполнения подразделением своих обязанностей.
В разделе «Взаимоотношения» регламентируются информационные и документационные потоки подразделения; основные документы, создаваемые им; указывается, с какими подразделениями осуществляется взаимодействие, какую информацию получает и представляет подразделение; в каком порядке и кем рассматриваются возникающие разногласия.
Положение о подразделении подписывается руководителем этого подразделения, согласовывается с начальником Юридического управления и должностными лицами, которые заинтересованы в издании данного документа.
Подлинник положения о структурном подразделении хранится в службе делопроизводства, как приложение к приказу ректора, постоянно.
Заверенная копия положения хранится в структурном подразделении до замены новым положением.
3.2. Должностная инструкция
Должностная инструкция – это правовой акт, издаваемый в целях регламентации организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности и обеспечивающий условия для его эффективной работы.
Должностные инструкции разрабатываются на все должности, предусмотренные штатным расписанием.
Текст печатается на специально разработанном бланке (приложение 11).
Обязательными реквизитами должностной инструкции являются наименование организации, наименование структурного подразделения, дата, номер документа, место его составления, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения, гриф согласования.
Текст должностной инструкции состоит из следующих разделов:
- Общие положения
- Должностные обязанности
- Права
- Ответственность
- Взаимоотношения
Раздел «Общие положения» включает наименование должности с обозначением структурного подразделения; кому непосредственно подчиняется работник; порядок назначения на должность и освобождение от должности; перечень нормативных, методических и других документов, которыми руководствуется работник, занимающий данную должность, квалификационные требования (уровень образования, стаж работы); требования к специальным знаниям.
В разделе «Должностные обязанности» перечисляются виды работ, выполняемые работником.
Раздел «Права» определяет полномочия работника по выполнению возложенных на него обязанностей; право принимать определенные решения; давать указания по конкретным вопросам; самостоятельно подписывать документы в рамках представленной ему компетенции; обращаться с предложениями к руководителю; представительствовать от имени подразделения или учреждения в других организациях; участвовать в совещаниях; запрашивать необходимую для работы информацию; требовать выполнения определенных действий от других работников и др.
В разделе «Ответственность» устанавливаются критерии оценки работы и мера персональной ответственности работника. Критериями оценки являются объективные показатели, характеризующие качество и своевременность выполнения работы. Ответственность работника определяется в соответствии с действующим законодательством и может быть дисциплинарной, административной или уголовной.
В разделе «Взаимоотношения» указывается, от кого, в какие сроки и какую информацию получает работник; кому, какую и в какие сроки представляет; с кем согласовывает проект подготавливаемых документов; с кем совместно подготавливает документы, и рассматриваются другие вопросы информационных взаимосвязей работника с подразделениями университета.
Должностную инструкцию подписывает руководитель структурного подразделения и утверждает ректор университета.
Согласовывают должностную инструкцию: начальник управления по работе с кадрами, начальник Юридического управления, начальник службы делопроизводства.
Регистрацию, учет и хранение подлинника должностной инструкции обеспечивает управление по работе с кадрами. Номер должностной инструкции должен включать в себя индекс структурного подразделения и порядковый номер инструкции по журналу учета должностных инструкций.
Например: Должностная инструкция от 23.01.2006 № 103/07 – 15,
где 103/07 – индекс кафедры строительной механики; 15 – порядковый номер в журнале учета должностных и инструкций.
После утверждения и регистрации должностная инструкция передается работнику, который проставляет на ней ознакомительную визу:
С инструкцией ознакомлен, дата, подпись.
Подлинник должностной инструкции хранится в управлении по работе с кадрами, копия инструкции с ознакомительными подписями работников подразделения подшивается в дело, определенное номенклатурой дел структурного подразделения.
3.3. Приказ
Приказ – правовой акт, издаваемый ректором университета, действующим на основе единоличного принятия решений.
Приказ издается по вопросам создания, ликвидации, реорганизации структурных подразделений; утверждения положений, инструкций, правил и других документов, по вопросам регулирования финансирования деятельности организации, материально-технического обеспечения, научно-технической политики, вопросов, касающихся специфики образовательного процесса в университете.
Проекты приказов готовят и вносят подразделения на основании поручений ректора (проректора) университета, либо в инициативном порядке.
Обеспечение качественной подготовки проектов приказов, их согласование с заинтересованными сторонами и размножение копий приказов возлагается на руководителей подразделений, которые готовят и вносят проект.
Проекты приказов, представляемые на подпись ректору визируются с проректорами в соответствии с распределением обязанностей.
Обеспечение правильности оформления проектов приказов является обязанностью службы делопроизводства университета.
Приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года; приказы по основной деятельности, по личному составу сотрудников, по личному составу студентов и приказы по административно-хозяйственной работе нумеруются отдельно.
Приказы по основной деятельности доводятся до исполнителей университета в виде бумажных копий, заверенных печатью, а также через web-сайт «Приказы и распоряжения» и электронную почту.
Приказ оформляется на бланке вуза, утвержденном ректором (приложение 2) Употребление бланков произвольной формы не допускается.
Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Заголовок начинается с предлога «О (Об)». Например: Об утверждении…, О создании…, О зачислении….
Заголовок, состоящий из двух и более строк печатается полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал от левой границы текстового поля.
Текст отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом № 12 через 1,5 интервала.
Текст приказа может состоять из 2 частей: констатирующей и распорядительной.
В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи предписываемых действий, факты или события, послужившие причиной издания приказа. Она может начинаться словами «в целях», «в соответствии», «во исполнение» и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в творительном падеже, его дата номер и заголовок.
Констатирующая часть отделяется от распорядительной словом ПРИКАЗЫВАЮ, которое пишется на отдельной строке прописными буквами и выравнивается по центру. После слова ПРИКАЗЫВАЮ ставится двоеточие.
Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные лица. В последнем пункте распорядительной части указывается должностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнения приказа в целом.
Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами «Признать утратившим силу …».
На оборотной стороне последнего листа приказа указывается лицо, которое вносит проект данного приказа и подписи согласования должностных лиц, которые заинтересованы в данном документе.
Отдельные задания (например, задание, содержащее цифровые данные) могут быть оформлены в виде приложения к приказу со ссылкой на них в соответствующих пунктах приказа.
Страницы приказа и приложений нумеруются как единый документ. Пример оформления приказа приведен в приложении 12.
3.4. Распоряжение
Распоряжение – это правовой акт, издаваемый ректором (проректором) университета по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам оперативного управления деятельностью вуза (совещаний, конференций и т.д.), либо деканом факультета в целях разрешения оперативных вопросов.
Распоряжение оформляется на специально разработанном бланке (приложение 3).
Подготовка и оформление распоряжений проводится по тем же правилам, что и приказа.
В констатирующей части распоряжения целесообразно использовать такие устойчивые формулировки, как «в соответствии», «в связи», «в целях» и т.п.
Распорядительная часть должна начинаться словом ОБЯЗЫВАЮ или словами из контекста распоряжения.
В последнем пункте распорядительной части указывают лиц, на которых возлагают контроль за исполнением распоряжения.
Проект распоряжения должен быть согласован с должностными лицами, которые заинтересованы в данном документе.
Согласование распоряжения осуществляется путем визирования на оборотной стороне последнего листа.
Пример оформления распоряжения приведен в приложении 13.
3.5. Протокол
Протокол – документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов (приложение 14).
Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.
Вводная часть содержит сведения о председателе, секретаре, присутствующих (их указывают в алфавитном порядке фамилий до 15 человек, свыше – общее количество), приглашенных (указывают в таком же порядке, если приглашены внештатные должностные лица, то указывают их должности), повестка дня (отвечает на вопрос предложного падежа и нумеруется арабскими цифрами).
Основная часть раскрывает каждую повестку дня по структуре: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).
В разделе «СЛУШАЛИ» указывают докладчиков по рассматриваемым вопросам. Если доклады отпечатаны, то пишут «Доклад прилагается». Если доклады не отпечатаны, то печатают весь текст доклада. Главное – передать основную мысль докладчика без искажений.
В разделе «ВЫСТУПИЛИ» указывают фамилии и должности выступающих в прениях. Содержание выступления излагается от третьего лица единственного числа. Если имеются тезисы выступлений, они также не записываются в протокол, а указывается «Выступление прилагается».
В разделе «ПОСТАНОВИЛИ» («РЕШИЛИ») указываются принятые решения, которые оформляют по структуре текста приказа с указанием сроков исполнения и контролирующего должностного лица.
При необходимости в тексте протокола указывают результаты голосования.
Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания.
Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов.
Принятые решения доводят до исполнителей в виде выписок (приложение 15).
3.6. Акт
Акт – документ, составленный коллегиально, комиссией, постоянно действующей или специально создаваемой для подтверждения установленных фактов, событий, действий.
Существует множество разновидностей актов с точки зрения их содержания и назначения: приема-сдачи (работ, материальных ценностей, документов), обследования (состояния техники безопасности), испытаний (образцов, систем, технологий), инвентаризации, расследования аварий, несчастных случаев, ликвидации структурного подразделения, коммерческие акты (по фактам повреждения, порчи грузов, нарушений правил транспортировки).
В акте отражаются только те факты, которые точно установлены лицами, подписывающими документ.
Пример оформления акта приведен в приложении 17.
Текст акта состоит из вводной и констатирующей части.
В вводной части указывают основание для составления акта, перечисляют лиц, составивших акт и присутствующих при этом (председатель, члены комиссии, присутствующие).
В констатирующей части текста дают описание проделанной работы (сущность, характер, методы, сроки) фиксируют факты (события), излагают выводы, предложения, заключения составителей акта. Текст может делиться на пункты и подпункты, может быть составлен в форме таблицы.
При наличии приложений отметку об их присутствии делают после текста.
В конце текста (под отметкой о приложении) указывают, если необходимо, количество экземпляров акта и их местонахождение
| Например: |
Составлен в 2-х экземплярах: |
Количество экземпляров определяется количеством заинтересованных в нем сторон или нормативными документами.
При составлении актов ревизий и обследований их содержание согласовывается с должностными лицами, деятельность которых отражается в акте.
Акт считается принятым и вступает в силу после его подписания председателем и всеми членами комиссии или всеми лицами, участвовавшими в его составлении.
Члены комиссии, не согласные с содержанием акта, обязаны подписать его с оговоркой о своем несогласии. Особое мнение члена комиссии может оформляться на отдельном листе и прилагаться к акту.
Акт утверждается ректором (проректором) или руководителем структурного подразделения, по указанию которого составлен документ или к компетенции которого относится содержание акта. Для ряда актов – по материальным, финансовым и другим важным вопросам – необходимо также заверение печатью.
Для повторяющихся ситуаций имеются унифицированные трафаретные формы, например формы актов приема-передачи документов (приложение 16), о выделении документов к уничтожению (приложение 29) и др.
3.7. Докладная записка
Докладная записка – документ, адресованный ректору (проректору) университета, содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями (приложение 18).
Докладная записка должна содержать: наименование автора (структурного подразделения, должностного лица), название документа, адресат, дату написания, заголовок к тексту, подпись автора.
Во вводной части текста излагаются факты или события, послужившие поводом для ее написания, вторая часть должна содержать выводы и предложения о конкретных действиях.
Датой докладной записки является дата подписания составителем, регистрационный номер – порядковый номер в пределах календарного года.
3.8. Служебная записка
Служебная записка – документ о выполнении какой-либо работы, направляемый одним должностным лицом другому с просьбой или предложением (приложение 19).
Текст служебной записки состоит из одной части, которая содержит основание, просьбу или отчет о выполненной работе, послужившие составлению служебной записки.
Если к тексту служебной записки добавить выводы и предложения составителя, то получится новый вид документа – докладная записка.
Датой служебной записки является дата подписания составителем, регистрационный номер – порядковый номер в пределах календарного года.
3.9. Объяснительная записка
Объяснительная записка – документ, который сопровождает или объясняет основной документ (план, отчет), либо документ, в котором сотрудник объясняет факты, поступки, события, причины невыполнения какого-либо поручения, нарушения трудовой или производственной дисциплины.
В первом случае объяснительная записка оформляется на общем бланке (приложение 20). Во втором случае объяснительная записка может оформляться рукописным способом.
3.10. Служебное (деловое) письмо
Служебное письмо – это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста – пересылкой по почте.
Письма составляются на официальном бланке университета (приложение 21).
Обязательными реквизитами письма являются дата, регистрационный номер, ссылка на дату и номер поступившего документа, адресат, заголовок к тексту, подпись, отметка об исполнителе, в сопроводительных письмах – отметка о наличии приложений, в гарантийных письмах – печать.
Текст письма должен быть логичным, последовательным, убедительным и корректным по форме. Факты и события должны излагаться объективно, лаконично, ясно. Текст письма не должен допускать различного толкования.
В зависимости от типа письма и его содержания текст письма может быть простым или сложным. Простые письма состоят из одной- двух частей: вступления и заключения. Сложные в композиционном плане письма содержат вступление, основную часть (доказательство) и заключение. Во вступлении дается обоснование вопроса: причина возникновения вопроса или его краткая история; если поводом для составления письма послужил какой-либо документ, дается ссылка на него. В основной части (доказательстве) излагается существо вопроса, приводятся доказательства или опровержения; основная часть должна быть убедительной, чтобы не возникало сомнений в правильности и обоснованности предлагаемых решений. В заключении формулируется основная часть письма.
Текст большинства писем излагается от первого лица множественного числа (просим, направляем).
Письма, адресованные руководителю по вопросам, требующим его особого внимания, могут содержать формулу уважительного обращения к адресату: «Уважаемый господин мэр!» «Уважаемый господин Кудряев!» «Уважаемый Иван Петрович!», «Уважаемые господа!»
Для упрощения операций по обработке писем и ускорения их исполнения не рекомендуется в одном письме рассматривать два вопроса и более, письмо должно быть однопредметным по содержанию.
Объем письма не должен превышать двух страниц; в исключительных случаях допускается до пяти страниц машинописного текста.
Письмо должно иметь заголовок к тексту, отвечающий на вопрос «О чем?»:
«Об оказании научно-технической помощи»
«О нарушении договорных обязательств»
Если письмо является ответным, то в бланке письма указывается номер и дата письма, на который дается ответ:
«На № ________________ от _______________».
Если письмо адресуется более чем в четыре адреса, то исполнитель составляет список рассылки.
Письма визируются составителем, руководителем структурного подразделения. Письма подписываются ректором или проректорами в рамках предоставленных им полномочий.
Письмо должно иметь отметку об исполнителе, которая проставляется в нижней части листа, под подписью ректора (проректора).
Вносить какие-либо исправления или добавления в подписанные письма не разрешается. Датой письма является дата его регистрации.
3.11. Справка
Для отражения производственной деятельности вуза или подтверждения сведений о работниках составляются справки (приложение 22).
Справки оформляются на бланке, подписываются исполнителем и содержат факты, послужившие основанием для ее написания, и конкретную информацию. При наличие в справке сведений финансового характера она подписывается ректором (проректором) и начальником управления бухгалтерского учета и финансового контроля и заверяется печатью.
3.12. Телеграмма, телефонограмма
Текст телеграммы излагается кратко, ясно, по возможности без предлогов, союзов и местоимений, знаки - препинания обозначаются: зпт., тчк., двтч., квч., тире и употребляются только в тех случаях, когда их отсутствие может изменить смысл сообщения. Цифровые данные в телеграммах рекомендуется писать словами.
Текст печатается на одной стороне листа через 1,5 интервала прописными буквами, без переносов, без абзацев, без исправлений, в 2-х экземплярах, из которых первый передается в службу делопроизводства, второй - подшивается в дело структурного подразделения.
В телеграмме обязательно указывается полный почтовый адрес и фамилия получателя.
Передача местных телеграмм запрещается, срочная информация в местные (Челябинские) адреса должны передаваться телефонограммами.
Телеграмма должна быть завизирована ректором или проректором.
Телефонограммой передают срочные несложные тексты объемом до 50 слов по телефону (приглашения на совещания, заседания; просьбы о предоставлении информации, о перенесении деловых встреч, о прибытии грузов и др.)
Текст телефонограммы должен быть четким, лаконичным, без труднопроизносимых слов, с акцентом на факты, даты, время, место проведения мероприятий или вопросов, подлежащих обсуждению.
После составления телефонограмму подписывают ректор или проректор университета. Датой телефонограмм является дата подписания руководителем или составителем.
Телефонограмма считается переданной, если получателем подтверждена правильность ее записи и сообщена фамилия лица, принявшего ее.
Принимающий телефонограмму несет ответственность за правильность записи содержания и направления на исполнение.
После приема телефонограмму немедленно передают для ознакомления руководителю или должностному лицу-исполнителю.
3.13. Факсимильное сообщение
Факсимильное сообщение – документ, полученный по факсимильному аппарату (телефаксу), по телефонным каналам связи. Факсимильное сообщение (факс) является, по сути, незаверенной копией передаваемого документа, и юридический статус у него такой же.
Факсы для исходящих документов следует оформлять аналогично оформлению делового письма.
Оригиналы документов, переданных по факсимильной связи, подшиваются в дело, хранящееся у сотрудника, ответственного за факсимильную связь, с указанием времени и даты передачи, а копии возвращаются в соответствующие структурные подразделения с пометкой “FAX (дата и время)”.
Регистрация в структурных подразделениях корреспонденции, передаваемой и получаемой по факсимильной связи, производится в общем порядке.
Если полученные факсимильные сообщения имеют важную информацию и предназначены для длительного использования, необходимо сделать копию документа, так как бумага, используемая в факсимильных аппаратах, не долговечна.
Факс считается переданным, если получателем сообщена фамилия лица, принявшего его.
3.14. Электронное письмо
Электронное письмо – это документ, передаваемый «электронной почтой» по системе связи между ЭВМ, получаемый в виде видеопрограммы на экране монитора (телетекст) или в виде бумажной копии, отпечатанной на принтере (машинограмма).
Электронная почта используется как для передачи сообщений внутри университета, так и между различными организациями, имеющими соответствующие аппаратные и программные средства.
Электронное сообщение состоит из адреса (или нескольких адресов получателей), заголовка, содержащего служебную информацию, и текста (прилагаемого файла).
Стандартный формат адреса выглядит так:
Имя пользователя @ имя сети. имя домена. код страны
3.15. Протокол заседания ученого совета, совета филиала, совета факультета
1. Протокол – документ, фиксирующий факт проведения заседания ученого совета университета, совета филиала, совета факультета, принятые на этом заседании решения, сроки их выполнения. Протокол служит основанием для издания распорядительного документа (приказа ректора, распоряжения директора филиала, распоряжения декана и т.д.).
2. Работу коллегиальных органов обеспечивают: ученого совета университета - ученый секретарь ученого совета, совета филиала - ученый секретарь совета филиала, совета факультета - ученый секретарь совета факультета.
3. В ходе подготовки заседания секретарем коллегиального органа составляется повестка дня. Повестка дня рассылается участникам заседания. В повестке дня указывается количество и последовательность обсуждаемых вопросов, фамилии докладчиков, дата и время проведения заседания, а также место его проведения. В повестку дня заседания совета филиала, факультета обязательно включается вопрос «О решениях, принятых на заседании ученого совета университета».
4. В ходе подготовки каждого заседания секретарем коллегиального органа собираются у докладчиков следующие материалы: проект решения по каждому вопросу, включенному в повестку дня, тезисы докладов или выступлений, информационно-справочные документы и др. Все материалы тиражируются и рассылаются участникам заседания.
5. Протокол оформляется на основании черновых записей, ведущихся во время заседания, стенограммы заседания или звукозаписи, а также материалов, подготовленных к заседанию.
6. Ответственность за подготовку и правильность записей в протоколе возлагается на секретаря заседания. Срок подготовки протокола не может превышать 5 дней.
7. Протокол оформляется на общем бланке. Обязательными реквизитами протокола являются: дата и номер протокола, заголовок к тексту, подписи.
В заголовке к протоколу указывается название коллегиального органа.
8. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.
Во вводной части протокола указываются фамилии: председателя, секретаря и присутствующих, повестка дня. Фамилии присутствующих располагают в алфавитном порядке, через запятую. Если членов коллегиального органа больше 15 человек, то указывают их общее количество и рядом в скобках – список прилагается.
Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня. Вопросы в повестке дня располагаются по степени их сложности и важности. Пункты нумеруются арабскими цифрами. Вопросы формулируются в предложном падеже с предлогом «о», «об». Наряду с вопросом указывают фамилию докладчика и его должность. Не допускается формулировка пункта со словом «разное».
Основная часть протокола по каждому вопросу повестки дня строится по схеме: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ.
В разделе «СЛУШАЛИ» приводятся инициалы и фамилия докладчика, содержание его доклада (сообщения, информации, отчета). Если текст доклада представлен докладчиком в письменном виде, то после указания темы выступления пишут «Текст доклада прилагается».
В разделе «ВЫСТУПИЛИ» указываются фамилии лиц, выступавших в обсуждении, включая вопросы к докладчику.
В разделе «ПОСТАНОВИЛИ» записывается принятое решение. Решение формулируется кратко, точно, лаконично, чтобы не возникало двоякого толкования. Наряду с решением указывается количество голосов, поданных «за», «против», «воздержались». Если по одному вопросу принято несколько решений, они нумеруются арабскими цифрами, первая цифра показывает номер пункта повестки дня, вторая – номер принятого решения.
Текст постановляющей части формулируется по схеме, принятой в распорядительных документах, и отвечает на вопросы: кому что сделать и к какому сроку (при этом ответственный исполнитель может указываться в начале текста или в конце). Последний пункт может содержать сведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением принятого решения.
Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления.
9. Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания. Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах учебного года.
10. Протоколы заседания ученого совета, совета филиала, факультета формируются в дела и отражаются в номенклатуре дел.
11. Решения, принятые на заседании, доводятся до структурных подразделений (исполнителей) в виде выписок из протокола о принятых решениях.
12. Подлинники документов по вопросам, рассмотренным на заседании, направляются в структурное подразделение вместе с выпиской из протокола.
13. Выписка из протокола представляет собой точную копию части текста подлинного протокола, относящегося к тому вопросу повестки дня, по которому готовят выписку. В выписки из протокола воспроизводят все реквизиты бланка, вводную часть, тот вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, а также текст постановляющей части протокола.
14. Выписки из протокола ученого совета университета, предоставляемые структурным подразделениям (исполнителям) подписываются ученым секретарем совета и заверяется печатью ученого совета.
15. Выписки из протокола ученого совета университета, предоставляемые сторонним организациям, подписываются председателем и секретарем заседания и заверяются печатью.
