ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ЮУрГУ
II. ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
2.1. Документирование управленческой деятельности
При подготовке и оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу документов, оперативное и качественное их исполнение и поиск, возможность обработки документов с помощью средств вычислительной техники.
В целях эффективного использования средств вычислительной техники устанавливаются единые правила оформления документов и их реквизитов, проводится унификация форм документов, а также процессов работы с документами.
Документ должен иметь следующие обязательные реквизиты: наименование университета – автора документа; название вида документа, заголовок к тексту, дату, регистрационный номер, текст, визы, подпись, отметку об исполнении документа и направлении его в дело.
При подготовке документов на персональном компьютере рекомендуется применять текстовый редактор Word for Windows версии от 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman Cyr размером № 12 через 1,5 интервала.
2.2. Бланки документов
Документы должны, как правило, оформляться на бланках вуза и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения.
Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов А4 (210х297 мм ), А5 (148х210мм ).
Поля для бланков документов (не менее, мм)
верхнее - 20 мм; левое - 20 мм
нижнее - 20 мм; правое - 10 мм.
В Южно-Уральском государственном университете применяются следующие бланки:
- Бланк письма. Используется для ведения переписки (приложение 1).
- Бланк приказа, распоряжения. Используются для составления распорядительных документов (приложение 2, приложение 3).
- Общий бланк. Используется при изготовлении любых документов, кроме писем (приложение 4).
- Бланк должностного лица (бланк ректора, бланки проректоров, приложение 5-9).
Бланки документов университета должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам.
Введение в обращение по мере необходимости новых бланков документов осуществляется по разрешению ректора, соответствующие предложения вносятся руководителем службы делопроизводства университета вместе с образцами предлагаемых бланков.
2.3. Оформление реквизитов в процессе подготовки документов
2.3.1. Реквизиты заголовочной части
Реквизит «Товарный знак»
Товарный знак помещают на бланках университета в соответствии с Уставом ФГБОУ ВПО «ЮУрГУ» (НИУ) и на основании свидетельства № 260440 на товарный знак, зарегистрированного в Государственном реестре товарных знаков и знаков обслуживания Российской Федерации 20.12.2003 г.
Реквизит «Наименование университета – автора документа»
Наименование университета указывается на документах в точном соответствии с Уставом университета:
Полное наименование: Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Южно-Уральский государственный университет» (национальный исследовательский университет).
Сокращенное наименование:
1. ФГБОУ ВПО «ЮУрГУ» (НИУ)
2. Южно-Уральский государственный университет
Наименование на английском языке: Southern Ural State University.
Реквизит «Наименование вида документа»
Наименование вида документа (приказ, акт, справка, должностная инструкция и т.д.) указывается на всех служебных документах, кроме писем.
Реквизит «Дата документа»
Датой документа является дата его подписания; для документа, принимаемого коллегиальным органом, - дата его принятия; для документа, требующего его утверждения, - дата его утверждения. Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.
Для документов, составленных одновременно несколькими организациями, датой документа является дата подписания его последней организацией.
Способ написания даты зависит от характера документа: в документах, содержащих сведения финансового характера, используется словесно-цифровой способ оформления даты - 29 апреля 2005 г., а в остальных случаях – цифровой в следующей последовательности: день, месяц, год - 29.04.2005.
После написания даты цифровым способом не ставится «г» с точкой или просто точка за исключением случаев, когда датой заканчивается предложение.
При словесно-цифровом способе изображения дат обязательно добавление 0 для чисел с 1 по 9, например 08 декабря 2005 г.
Реквизит «Регистрационный номер»
Регистрационный номер присваивается каждому исходящему, внутреннему и входящему документу при его регистрации. Регистрация производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа. Регистрационный номер документа состоит из индекса структурного подразделения университета и порядкового номера документа в пределах календарного года
Например: 120/08 – 1569, где
120/08 – индекс кафедры информационной безопасности;
1569 – порядковый номер документа в пределах календарного года.
Реквизит «Место составления или издания документа»
В каждом документе должно быть указано место его составления или издания, т.е. название местности, где был создан документ.
В документах, которые издаются и составляются в филиалах, указывают наименование города, в котором находится филиал.
Реквизит «Адресат»
Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям или конкретным лицам.
При адресовании документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица их наименования пишут в именительном падеже.
| Например: |
Федеральное агентство по образованию Управление делами |
При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации и подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия в дательном.
| Например: |
Министерство образования и науки Управление делами Ведущему специалисту |
При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата.
| Например |
Генеральному директору В.Д. Иванову |
При адресовании документа в несколько однородных организаций их названия следует указывать обобщенно.
| Например: |
Ректорам (директорам) образовательных |
Документ не должен содержать более четырех адресатов, каждый экземпляр такого документа должен быть подписан. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают.
При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список на рассылку, а на каждом документе проставляется только один адрес.
Почтовый адрес не проставляется на документах, направляемых постоянным корреспондентам.
Составные части почтового адреса указывают в последовательности, установленной действующими Правилами оказания услуг почтовой связи. В соответствии с ними определен следующий порядок написания почтового адреса:
- наименование адресата (для граждан – фамилия, имя, отчество);
- название улицы, номер дома, номер квартиры;
- название населенного пункта (города, поселка и т.п.);
- название района;
- название республики, края области, автономного округа (области);
- название страны (для международных почтовых отправлений);
- почтовый индекс.
Государственное учреждение
Всероссийский научно-исследовательский
институт документоведения и
архивного дела
Профсоюзная ул., д.82, Москва, 117393
При адресовании документа физическому лицу, указывают инициалы и фамилию получателя, затем почтовый адрес.
| Например: |
И.П.Калинину |
Реквизит «Гриф утверждения документа»
Утверждение документа производится проставлением грифа утверждения или специально издаваемым распорядительным документом (приказом).
Гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу первого листа документа.
| УТВЕРЖДАЮ Ректор университета личная подпись А.Л.Шестаков 16.10.2005 |
|
| или | |
| УТВЕРЖДЕНО Приказом ректора Южно-Уральского государственного университета от 00.00.2005 № 000 |
Вносить какие-либо изменения или добавления в подписанные (утвержденные) документы без разрешения лица, подписавшего документ, не допускается.
Ответственность за качество подготовки документов и достоверность содержащихся в них данных возлагается на лица, подготовившие, завизировавшие и подписавшие документы.
Реквизит «Резолюция»
Резолюция – реквизит документа, в котором руководитель организации или структурного подразделения указываются задания по исполнению данного документа (что сделать и как), срок исполнения и конкретные исполнители.
В состав резолюции должны входить следующие элементы: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата.
| Сидорову И.В. Михайлову В.А. Прошу подготовить ответ до 16.02.2005 Личная подпись 05.02.2005 |
В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Указание остальных исполнителей выражает требование руководителя привлечь их к исполнению документа.
На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указывается исполнитель, подпись автора резолюции, дата.
Формулировки резолюции должны четко определять суть задания, срок исполнения и форму представления результатов исполнения. Нецелесообразно применять резолюции типа «Прошу исполнить», «К исполнению», «Прошу переговорить».
Резолюция пишется от руки соответствующим руководителем на подлиннике документа на свободном от текста месте.
Допускается оформление резолюции на отдельном листе формата А6 с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится, такой документ в практике делопроизводства называется поручением.
2.3.2. Реквизиты содержательной части документа
Реквизит «Заголовок к тексту документа»
Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать смысл текста.
Заголовок грамматически согласовывается с наименованием вида документа,
Приказ о составе ученого совета Энергетического факультета,
Письмо о приглашении на конференцию;
Протокол заседания ученого совета;
Должностная инструкция лаборанта;
Положение о службе делопроизводства;
Правила внутреннего распорядка;
Акт проверки состояния дел;
Справка о контингенте студентов.
К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок не составляется.
Реквизит «Текст документа»
Содержательная часть документа должна быть представлена связным текстом, а при необходимости иметь форму таблицы или анкеты. Для служебных документов возможно сочетание текстовых и табличных форм изложения содержания.
Общие требования к тексту документов:
- краткость и точность изложения информации, исключение двоякого толкования;
- объективность и достоверность информации;
- составление по возможности простых, т.е. содержащих один вопрос, документов для облегчения и ускорения работы с ними;
- структурирование текста документа, деление его на такие смысловые части, как: введение, доказательство, заключение;
- использование трафаретных и типовых текстов при описании повторяющихся управленческих ситуаций.
При составлении документов используется деловой стиль со специфическими признаками:
- нейтральный (без эмоциональной окраски) тон изложения;
- точность и ясность изложения (исключение образных слов и выражений, использование уточнений и дополнений и т.д.);
- краткость текста, исключение повторов, излишних подробностей и т.д.;
- употребление устойчивых, шаблонных словосочетаний (сообщаем, что в период …, направляем на рассмотрение и утверждение…, проверкой установлено, что …);
- ограниченная сочетаемость слов (вносить предложения, а не давать предложения; предоставлять кредит, а не выдавать кредит; обладать правом, а не владеть правом; вступать в силу, а не входить в силу);
- использование отглагольных существительных (оказать содействие, а не посодействовать; оказать поддержку, а не поддержать; произвести ремонт, а не отремонтировать);
- безличный характер изложения текста;
- употребление специальных терминов;
- использование сокращенных слов (СНГ, Москапремонт, зам., зав., г-н, кв.м. и др)
- исключение из текста архаизмов (сего года, при сем направляем);
- исключение заимствованных слов, имеющих аналог в русском языке (продлить, а не пролонгировать), и др.
Наиболее краткой и наглядной формой изложения сведений является таблица. Над таблицей помещается заголовок, отражающий ее содержание. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны согласовываться с заголовками.
Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах печатают только номера граф. Если таблиц в документе несколько, то над таблицей справа пишут слово «таблица» и указывают ее порядковый номер (Без знака №).
Реквизит «Отметка о наличии приложения»
Приложения должны оформляться на стандартных листах и иметь все необходимые для документа реквизиты (название, заголовок, подписи лиц, ответственных за их содержание, дату, отметку о согласовании и т.п.)
Если в тексте документа дана ссылка на приложение с указанием его наименования, то приложение оформляют следующим образом:
Приложение: на 8 л. в 2 экз.
Если приложения в тексте не названы, то необходимо перечислить их названия, количество листов и экземпляров каждого. При наличии нескольких приложений они нумеруются:
Приложение: 1. Штатное расписание ... на 4 л. в 3 экз.
2. Смета расходов … на 2 л. в 3 экз.
Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывается.
На приложении к распорядительному документу в правом верхнем углу ставится отметка с указанием названия распорядительного документа, его дата и номер.
| Например: |
Приложение 1 |
2.3.3. Реквизиты оформляющей части документа
Реквизит «Подпись документа»
Документы, направляемые университетом в Федеральное агентство по образованию, подписываются ректором, проректорами по поручению ректора.
Документы, направляемые вузом в адрес других организаций, учреждений и предприятий могут подписываться руководителями структурных подразделений в соответствии с их компетенцией.
В состав подписи входят: наименование должностного лица, подписавшего документ, личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия).
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.
Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ и его фамилия (исправления можно внести от руки или машинописным способом, например: «и.о.», «зам.»). Не допускается подписывать документы с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности.
Реквизит «Гриф согласования документа»
При необходимости оценки целесообразности документа, его обоснованности и соответствия действующему законодательству и правовым актам проводится согласование документа.
Согласование документа оформляется визой на документе или грифом согласования.
Визы согласования (далее визы) – реквизит документа, указывающий на согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа.
Виза включает личную подпись визирующего, расшифровку подписи, дату визирования, должность визирующего.
Проректор по учебной работе личная подпись С.Ю.Гуревич
Замечания и дополнения к проекту документа излагаются на отдельном листе, о чем при визировании ставится отметка «Замечания прилагаются». Замечания обязательно докладываются руководителю, подписывающему документ.
Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа подлинника распорядительного документа, на копии отправляемого документа (письма).
В наиболее важных многостраничных документах визируется каждый лист документа Управлением экономического и правового анализа и контроля или службой делопроизводства.
Если в процессе визирования в проект документа вносятся существенные изменения, он подлежит повторному визированию.
Внешнее согласование документа оформляется соответствующим грифом. Гриф согласования включает: слово СОГЛАСОВАНО (без кавычек), наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования; или название документа, подтверждающего согласование, его дату и индекс.
|
Например: |
СОГЛАСОВАНО |
|
СОГЛАСОВАНО |
Гриф согласования располагается ниже реквизита «Подпись» в левом нижнем углу документа от поля.
Грифы согласования могут располагаться на отдельном «Листе согласования» если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. На документе делается отметка «Лист согласования прилагается».
Реквизит «Отметка об исполнителе»
Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа подлинника документа.
Отметка об исполнителе включает фамилию исполнителя или фамилию, имя, отчество (полностью) исполнителя, номер его телефона, например:
Н.Е.Циулина
267-98-27
или
Циулина Наталья Евгеньевна
267 98 27
На документе, подготовленном по поручению руководителя группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя.
Реквизит «Оттиск печати»
Оттиск печати ставится на документах, подтверждая их подлинность. Подпись ответственного лица заверяется печатью на документах, удостоверяющих права должностных лиц.
В университете используются гербовые печати, имеющие изображение Государственного герба РФ и круглые печати факультетов и структурных подразделений
Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы оттиск проставляемой печати и личная подпись были хорошо читаемы.
Декан АС факультета личная подпись В.В.Спасибожко
На документах финансового характера печать проставляется на специально отведенном месте. Как правило, это место нанесения печати обозначается символами М.П. без захвата наименования должности и подписи.
Реквизит «Идентификатор электронной копии документа»
Идентификатор электронной копии документов проставляется в момент подготовки документа и включает в себя данные, необходимые для поиска документов.
Реквизит может включать в себя имя файла, код оператора, дату, место изготовления, количество экземпляров, количество страниц документа.
Отметка может дополняться другими поисковыми данными в зависимости от особенностей информационных систем университета.
